Quy định về việc thành lập, giải thể, gia hạn Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam

1.1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

- Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;

- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;

- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

- Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;

+ Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);

Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.

1.2. Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

2.1. Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài;

- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;

- Quá thời hạn hoạt động 05 năm theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn hoặc không được cơ quan quản lý đồng ý gia hạn;

- Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

- Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện cấp phép thành lập tại Việt Nam (theo quy định tại điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

2.2. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

- Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;

- Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;

- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

- Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (trong trường hợp không gia hạn giấy phép)

2.3. Trình tự, thủ tục giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động và thanh toán nghĩa vụ với người lao động

Thương nhân nước ngoài ra quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, thông báo với người lao động và giải quyết chế độ lao động với nhân viên văn phòng.

Bước 2: Thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế bao gồm:

- Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;

- Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, bản sao Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện.

- Cơ quan thuế quyết toán thuế của Văn phòng đại diện đồng thời quyết toán thuế thu nhạp cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện người nước ngoài và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

Bước 3: Đóng tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện

Sau khi Cơ quan thuế quyết toán và ra văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện, Văn phòng đại diện thực hiện đóng tài khoản ngân hàng đã mở.

Bước 4: Thực hiện trả dấu tại cơ quan công an tỉnh/thành phố.

Hồ sơ trả dấu văn phòng đại diện bao gồm:

- Công văn trả dấu của Văn phòng đại diện;

- Con dấu của Văn phòng đại diện;

- Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;

- Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện;

- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;

- Bản sao Văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của cơ quan thuế;

Thời gian thực hiện thủ tục trả dấu

Cơ quan công an tiếp nhận hồ sơ trả dấu và ra Thông báo hủy dấu của Văn phòng đại diện trong thời gian 3 -5 ngày làm việc.

Bước 5: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp tại cơ quan quản lý

Thời gian giải quyết hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

3.1 Các điều kiện để gia hạn Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

- Thương nhân nước ngoài vẫn còn hoạt động theo pháp luật tại quốc gia mà thương nhân đã thành lập;

- Văn phòng đại diện không vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam;

- Thủ tục gia hạn cần được thực hiện ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện hết hạn.

- Thủ tục gia hạn Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:

3.2. Hồ sơ Gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

- Đơn đề nghị gia hạn (theo mẫu của Bộ Công Thương);

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (phải được dịch sang tiếng Việt và đóng dấu hợp pháp lãnh sự);

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của thương nhân nước ngoài (phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng, chứng thực);

- Bản sao Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;

- Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện thủ tục (trong trường hợp người có nghĩa vụ không trực tiếp thực hiện thủ tục).

- Sau khi chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ nêu trên, thương nhân nước ngoài đã nộp tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

- Thời gian xử lý hồ sơ: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

- Kết quả: Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (có thời hạn mới) hoặc văn bản từ chối nêu rõ lý do.

Trên đây là những quy định pháp luật cơ bản về việc thành lập, giải thể, gia hạn Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam. Hi vọng những thông tin này sẽ hữu ích đối với Quý đọc giả. Nếu còn vướng mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác Quý khách vui lòng liên hệ L&P Consulting qua hotline: 0946604676, chúng tôi sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ kịp thời về các dịch vụ pháp lý chi tiết nhất.